Come organizzare le checklist di manutenzione in laboratorio

Per trovare rapidamente la checklist giusta in laboratorio, organizza ogni scheda secondo tre elementi: attrezzatura, area e frequenza del controllo. Usa una codifica coerente, separa le checklist dai protocolli operativi e conserva uno storico delle versioni. In questo modo riduci i documenti duplicati e rendi più semplice registrare controlli, anomalie e interventi.

Definisci una struttura unica per le checklist

Prima di creare le schede, stabilisci quali informazioni devono comparire sempre nel nome del file, nell’etichetta e nell’archivio. Una struttura semplice può comprendere:

• attrezzatura: identifica lo strumento o la famiglia di strumenti, per esempio centrifuga, microscopio o spettrometro;
• area: indica il laboratorio, la stanza o la postazione in cui si trova l’attrezzatura;
• frequenza: specifica se il controllo è ordinario, periodico o straordinario;
• versione: segnala quale edizione della scheda è in vigore.

Puoi usare un codice alfanumerico come LAB-BENCH1-SETM, purché il significato sia documentato in una legenda condivisa. Evita prefissi diversi per lo stesso tipo di informazione e non rendere il codice così complesso da essere difficile da leggere o trascrivere.

Separa checklist, protocolli e registri

Una checklist serve a verificare e registrare determinati punti; un protocollo operativo descrive invece come svolgere un’attività. Tieni i due documenti distinti, anche quando riguardano la stessa attrezzatura. La checklist può rimandare al protocollo di sicurezza o alla procedura tecnica, ma non dovrebbe sostituirlo.

Organizza l’archivio per funzione e non per persona. Puoi creare cartelle o sezioni separate per checklist di manutenzione, protocolli operativi, registri degli interventi e documenti ritirati. La stessa struttura deve essere riconoscibile sia nell’archivio digitale sia nei raccoglitori cartacei.

Costruisci una scheda autonoma e leggibile

Ogni checklist dovrebbe contenere abbastanza informazioni per essere compilata senza cercare dati essenziali in altri file. In base al sistema qualità e alle procedure interne, puoi prevedere:

• identificazione dell’attrezzatura e, quando serve, il relativo numero o codice interno;
• area o postazione di utilizzo;
• tipo di controllo e intervallo previsto;
• punti da verificare, distinti in controlli visivi, funzionali o documentali;
• esito del controllo, con valori definiti in anticipo come OK, non OK o non applicabile;
• anomalia rilevata e azione correttiva o di follow-up;
• data, nominativo o firma dell’operatore, se richiesti dalle procedure;
• numero di versione della scheda e riferimenti alla documentazione collegata.

Lascia spazio sufficiente per note e azioni successive. Un campo per l’anomalia non è utile se non consente di descrivere il problema o di indicare chi deve occuparsene. Se un controllo ha esito negativo, applica la procedura interna prevista per la segnalazione, la valutazione e l’eventuale messa fuori servizio dell’attrezzatura.

Stabilisci le frequenze in base all’attrezzatura

Non assegnare la stessa frequenza a tutti gli strumenti. I controlli devono essere definiti considerando la tipologia di attrezzatura, il livello di rischio e le indicazioni del costruttore. Le linee guida di Sapienza Università di Roma richiamano inoltre la necessità di affidare i controlli a personale competente e di registrare gli interventi.

Puoi distinguere le schede in tre gruppi:

• controlli ordinari: verifiche ricorrenti su integrità, pulizia, stato apparente, consumabili o condizioni di utilizzo, quando previste;
• controlli periodici: manutenzione programmata, prove funzionali, calibrazione o altre verifiche con intervalli stabiliti;
• controlli straordinari: verifiche dopo un guasto, uno spostamento, un fermo prolungato o un intervento tecnico.

La frequenza della calibrazione non deve essere dedotta da un calendario generico: definiscila per lo specifico strumento, secondo le istruzioni applicabili e il sistema di controllo adottato dal laboratorio. Per la manutenzione preventiva puoi includere anche attività di monitoraggio e pulizia, quando pertinenti, come descritto nella documentazione di Optima sulla manutenzione degli strumenti di laboratorio.

Rendi immediato il reperimento

Assegna a ogni checklist una posizione fissa, fisica o digitale, collegata all’attrezzatura e all’area di utilizzo. Le etichette devono riportare almeno il nome dello strumento, il codice della scheda e la frequenza. Se usi colori o icone, definiscine il significato in una legenda e applicalo in modo uniforme.

Un QR code può facilitare l’accesso alla versione digitale o a un documento collegato, ma deve rimandare a una risorsa controllata e aggiornata. Mantieni sempre un’alternativa leggibile se il dispositivo o la rete non sono disponibili. Il codice non deve essere l’unico elemento che permette di identificare la scheda.

Per le copie digitali, limita i permessi di modifica e indica chiaramente quale file è in vigore. Per quelle cartacee, ritira le copie obsolete dalle postazioni e conservale in uno storico identificato, evitando che possano essere scambiate per documenti correnti.

Collega le checklist alla sicurezza del laboratorio

La scheda deve indicare i rischi pertinenti e i riferimenti alle procedure applicabili, senza sostituire la formazione o le istruzioni di sicurezza. Per strumenti come microscopi confocali, centrifughe o apparecchiature con laser, alta tensione o altri rischi specifici, limita la checklist ai controlli previsti e rimanda alla procedura che descrive le modalità di intervento.

Organizza le checklist per area solo dopo aver considerato le attività svolte, i materiali trattati e i flussi di lavoro. Se nel laboratorio sono presenti attività biologiche e chimiche, la separazione delle postazioni e dei flussi deve seguire la valutazione del rischio e le regole interne applicabili; non esiste una disposizione identica per ogni laboratorio. Indica inoltre dove si trovano i dispositivi di emergenza pertinenti, senza presumere che ogni banco debba contenerli.

Registra gli interventi e mantieni lo storico

La registrazione deve permettere di ricostruire almeno quale attrezzatura è stata controllata, quando, con quale esito e quali azioni sono seguite. Il modello di registro delle manutenzioni riporta, tra gli elementi utili, il calendario, la causa, il tipo e la frequenza degli interventi.

Nomina un responsabile della gestione documentale e uno o più referenti per i controlli, secondo l’organizzazione del laboratorio. Quando una procedura o un’attrezzatura cambia, aggiorna la checklist, assegna una nuova versione e conserva la precedente nello storico. Dopo ogni modifica verifica che la scheda sia ancora reperibile dalla postazione corretta e che il personale sappia riconoscere la versione corrente.

Prima di adottare il sistema, prova a recuperare alcune checklist partendo solo dal nome dell’attrezzatura, dall’area e dalla frequenza. Se due schede risultano simili o se manca un’informazione essenziale, correggi la nomenclatura o la posizione prima di estendere il metodo a tutto il laboratorio.